ゲストが参加したくなる！結婚式二次会でWEB招待状を使うときのポイントを紹介

ゲストが思わず参加したくなるような結婚式二次会のWEB招待状作成のポイントをご紹介します。

結婚式の二次会におすすめ！WEB招待状のメリット

WEB招待状はテンプレートが豊富に用意されていて、スマホで簡単におしゃれなデザインを作成できます。それだけでなく便利なメリットがたくさんあります。結婚式二次会にWEB招待状がおすすめな理由を解説します。

住所不要！SNSやメッセージで簡単に送信できる

WEB招待状はLINEやSNS、メールなどで二次会専用ページのURLを送信するだけ。URLを送れるものなら基本的にどんな方法でも招待状を送ることができます。

紙の招待状なら作成後、印刷して、宛名を書いて、切手を貼って、郵便局に行って投函…とかなりの手間がかかりますが、WEB招待状ならスマホひとつあればOK。コスパもタイパも圧倒的に優秀です。

ゲストが返信しやすい（＝返信率が高くなる）

LINEやメッセージなど人に対して返信する場合、返信する時間帯に気を使ったり、文章をあれこれ考えたりと、ついつい「後で送ろうと思って忘れてた…」なんてことになりがち。

WEB招待状ならフォームを送信するだけなのでパパっと気軽に返信することができます。ゲストにとってこのお手軽さは大きなメリットです。返信率が高くなるので主催者にとってもメリットになります。

出欠管理や名簿作成も自動

ゲストからの出欠の回答は管理画面で一覧になって表示されます。出欠が把握しやすいだけでなく、二次会に出席するゲストの名簿作成まで自動で行ってくれるものもあります。準備や当日の受付・進行をスムーズに行うことができます。

リストを作成し、この人は出席、この人は欠席…とわざわざ手動でおこなわずとも、システムで自動で作成・管理できるのはWEB招待状の大きなメリットです。

たとえばこんな機能も

出欠管理→名簿印刷までできる

出欠管理が簡単におこなえる上、名簿機能も充実。受付に置いておく名簿はPDF形式でダウンロードでき、手間なく印刷することもできます。

ファルベのWEB招待状は名簿印刷可能

会費の事前決済に対応しているものも

WEB招待状サービスには事前に二次会の会費を支払える決済機能付きのものもあります。二次会では会費制のことがほとんどですが、当日の受付で会費を集金・管理するのはとっても大変。現金ならばおつりが必要だったり、人数と金額があわない…なんてトラブルも。当日集金は受付に行列ができてしまいがちです。

事前決済ならば、幹事さんも大助かりだし、ゲストも当日現金を用意する必要がなく、受付もスムーズになるのでメリット大です。 ただ、事前決済機能の多くは「決済手数料」がかかるので比較検討しましょう。

WEB招待状サービス別 事前決済の手数料

※2023年11月の情報です。
最新の情報は各サイトにてご確認ください。

事前決済機能を使いたい場合は決済手数料もWEB招待状サービス選びにおける選定ポイントにしてみましょう。

二次会招待状を作成するときに気をつけたい4つのこと

①二次会の招待状を送る前に伝えておく

二次会を開催することになったら、参加してほしいゲストになるべく早めに声をかけておきましょう。

まだまだ先だから大丈夫と思いがちですが、大安や連休などお日取りのいい日にちは、別の友人の結婚式と重なってしまうこともあります。遠方ゲストなら、飛行機の帰りのチケットを予約してしまっていた…なんていうケースも。

他の予定が入ってしまう前に、二次会に参加してほしいゲストには事前に一言お伝えしておくのがスマート。

まずは二次会の開催日時だけでも先にお伝えしておいて、後日改めて招待状をお送りするなど段階的にご案内するのがおすすめです。

②二次会の招待状を送るタイミング

二次会の招待状は2か月前くらいには送り、約1ヶ月前に返信期日を設けるのが一般的なスケジュール。

結婚式・披露宴にも招待する場合は、結婚式の招待状を送るタイミングで、二次会の案内もしておくとゲストも予定がたてやすいでしょう。

③招待状の送り主が「新郎新婦」か「幹事」かで文章を変えよう

招待状を送るのが「新郎新婦」なのか「幹事」なのかによって招待状に記載する文章も少し変わってきます。

「新郎新婦」から送る場合

このたび 私たち○○と○○は結婚をする運びとなりました
つきましては ささやかではございますが皆さまをお招きしての二次会パーティーを開催したいと思います
皆さまと楽しいひとときを過ごせればと思っておりますのでぜひご出席いただけますようお願いいたします

「幹事」から送る場合

このたび〇〇さんと〇〇さんがめでたく結婚することとなりました
つきましては お二人の新しい門出を祝して結婚式の二次会パーティーを開催することとなりました
日頃から親しくされている皆さまとともに　盛大にお祝いしたいと思っておりますので ぜひともご出席下さい

④目上の人を招待する場合は文章を使い分けよう

親しい友人だけでなく、年上の知人や職場の上司など目上の人を招待する場合は招待状の文章も使い分けましょう。

友人向けにカジュアルなメッセージにする場合は、目上の人向けに丁寧な文章バージョンも作成しておきましょう。

要チェック！二次会招待状に載せる項目

結婚式二次会の開催日時

まずは二次会が開催される日付、受付開始時間、パーティー開宴時間を記載します。

• 日付
• 受付開始時間
• パーティー開宴時間

受付が混雑してスタートが遅れてしまった…なんてことにならないように、開宴時間だけでなく受付開始時間も記しておきましょう。そうすればゲストに余裕をもってお越しいただけ、ご来場が集中するのを防ぐことができます。

二次会の会費

ゲストに負担してもらう会費を記載します。
男女別である場合は男性7,500円、女性7,000円のようにそれぞれの金額を記載します。

二次会の会場

二次会を開催する会場についての情報を記載します。

• 会場名
• 住所、電話番号
• 地図
• 会場のホームページのURL

WEB招待状サービスには住所を入れるとGoogleマップを表示できるものがあります。当日スマホで会場までの行き方をナビできるので迷わずたどり着けるでしょう。

会場のホームページがあればURLも記載しておくと、雰囲気も分かり参考になります。ますます当日を楽しみにしてもらえそうですよね。

二次会の出欠の回答期限

いつまでに出欠の返信をしていただきたいのか、返信期日を記載します。約1ヶ月前に返信期日を設けるのが一般的なスケジュールです。

二次会の会場にいつまでに最終人数を確定しないといけないかを確認して、逆算して設定しましょう。期日をすぎても返信がこず、個別に確認することも考えられるため、余裕をもって設定するのがおすすめです。

二次会に参加するゲストの服装

ゲストが服装に悩むことがないように「セミフォーマル」「スマートカジュアル」などドレスコードも記載しておくと親切です。

特に結婚式二次会から参加のゲストはどんな服装で行けばいいのか迷うものです。記載しておくことでゲストの服装選びの悩みを解消できます。特に決まりがない場合は「平服でお越しください」と記載しておけばOK。

• 豆知識：「平服」とは、礼服よりも自由度が高い”フォーマル”な服装を指します。「礼服ほどかしこまった服装でなくて良いですよ」という意味あいになります。

二次会の演出プログラム

ビンゴやクイズ、ゲーム、生演奏など二次会で予定している演出プログラムをお知らせするのもおすすめです。

また景品を用意している場合は、豪華景品があたることを伝えておいたり、具体的な商品名を記載しておくのも◎。ますます楽しみが増えて参加してもらいやすくなります。

＼おすすめの景品／

二次会の景品におすすめなのがカタログギフト。持ち帰りに便利なカード型が人気です。ビジュもおしゃれで二次会の雰囲気にあわせて選べます。

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結婚式で盛り上がるクイズ演出事例8選

二次会にも参考になる！クイズ演出のアイデアをご紹介。超使える無料テンプレートも配布中。

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まとめ

WEB招待状は結婚式の二次会の案内にぴったり。ゲストは親しい友人がほとんどなので「紙にするべきかな…」など悩まずにWEB招待状を利用しやすいですよね。結婚式の招待状は紙にするけど、二次会はWEBで、などの使い分けもおすすめです。