名前に住所に拇印にメッセージにサイン！受付詰め込みすぎ問題を検証
結婚式場に到着したゲストを出迎えるのが受付です。受付ではゲストブックへの記帳やご祝儀・お車料の受け渡しなど、いくつかの手続きをします。さらに当日の演出の説明やチェキの撮影をすることも。確認やアイテムの受け渡しに便利なため、あれもこれもとついつい受付に詰め込みすぎがちですが、そのためゲストの負担になる可能性もあります。
今回は「受付に詰め込みすぎ問題」についての検証です。受付に役割を詰め込みすぎていないか項目をチェックしながら、詰め込みすぎで起こるトラブルや、どうすればスムーズに受付ができるのか対策方法も確認しましょう。
詰め込みすぎていませんか？受付の項目チェック！
結婚式の受付でしなければならないことは、案外たくさんあります。まずは受付で行う定番の流れや、受付時に行うことのある項目を紹介します。項目をチェックしながら、受付に詰め込みすぎていないか確認しましょう。
定番の流れ１：あいさつ
受付に着いたゲストは、受付係に「本日はおめでとうございます」とあいさつをします。受付係は両家の親族の「顔」として、「ありがとうございます」とゲストにあいさつをします。
定番の流れ２：ご祝儀袋を渡す
ゲストは受付係にご祝儀袋を渡します。受付係は「ありがとうございます。お預かりいたします」とご祝儀袋を受け取り、ゲスト名簿へのチェックやご祝儀袋の管理をします。
定番の流れ３：ゲストブックへの記帳
受付係はゲストへ、ゲストブックに記帳するようにお願いします。ゲストは名前や住所などを筆ペンで記帳します。
定番の流れ４：席次表の受け取りと控え室の案内
受付係より席次表をもらいます。また、受付係は式が始まるまでの間を待つ「控え室」を案内します。
受付で行うことのある項目１：お車料のお渡し
式場によっては、受付でお車料を渡す場合があります。
受付で行うことのある項目２：チェキの撮影やメッセージの記入
受付でチェキの撮影や新郎新婦へのメッセージ記入をお願いすることがあります。
受付で行うことのある項目３：式の演出のための説明や回答記入
結婚式でサプライズ演出を行うための説明をしたり、花嫁さんのドレスの色当てクイズの投票をしたりすることがあります。
受付で行うことのある項目４：結婚承認の拇印を押す
新郎新婦の結婚を承認したゲストに拇印を押してもらうことで完成する結婚証明書。受付で署名・拇印をお願いするケースがあります。
参考：ゲスト参加型サイン式結婚証明書「ウェディングツリー レモン」
詰め込みすぎはNG！受付で起こるトラブル
「受付」はゲスト全員が行うため、確認やお願いがあるときに便利でついつい詰め込みがちです。しかし、あれもこれもと受付で済ませようとすると、トラブルが起きる可能性があります。
ゲストがストレスを感じる
受付での手続きが多くなる分、ゲストは記入したり確認したりする項目が多くなります。「事前に確認してくれれば済むのに」と思うゲストもいるかもしれませんね。せっかく参列してくれたゲストに、式が始まる前からストレスを感じさせてしまいます。
受付係の負担が増える
友人や会社の同僚に受付係を頼む新郎新婦も多いことでしょう。受付でしなければならない項目が増えるほど、受付係の負担は増えてしまいます。受付係もゲストのひとりです。負担が大きくなりすぎないように配慮しましょう。
受付の行列ができる
受付の定番である「ゲストブックへの記帳」。いつもより丁寧な字で記帳するゲストが多いため、受付は行列になりやすいものです。また、送迎バスが到着した際や参列するゲストが多いほど、受付には行列ができやすくなります。
受付ですることを詰め込みすぎると、長い行列が発生してしまいます。「早く式場に到着したのに、受付の待ち時間のせいでトイレを我慢して式に参列することになった」という事態もありえます。式が始まる前からゲストに長時間待たせるのは、おもてなしとはいえません。できるかぎりゲストに負担をかけないようにしましょう。
ミスが発生しやすくなる
受付でのチェック項目が増えすぎると、確認忘れや伝え忘れなど、受付でのミスが発生しやすくなります。
スムーズに受付できるポイント
多くなりがちな受付での作業。ゲストや受付係のストレスを少なくして、スムーズに受付で案内できるようにしましょう。ポイントを紹介します。
POINT１：ゲストブックを4セット設置する
受付のゲストブックは、新郎側と新婦側でそれぞれ1セットずつ置くのが一般的です。しかし記帳には時間がかかるため、ゲストの人数が多い場合などは2セットずつ、合計4セット用意するのがおすすめです。ゲストが並ぶ時間を短縮することができますよ。
POINT２：氏名のみの記帳にする
ゲストブックには氏名、住所、連絡先などを記帳してもらいます。ほとんどの人がいつもより丁寧に、さらに筆ペンで書くため、記入に時間がかかります。ゲストブックによっては氏名だけのタイプのフォーマットもあります。受付時間を短縮したい場合は、氏名だけ記入するタイプのゲストブックを選びましょう。
また、すでに住所欄の付いたゲストブックを購入している場合は、受付係に「ご氏名だけの記帳で結構ですのでお願い致します」と一言添えてもらうといいでしょう。
POINT３：招待状にゲストカードを同封する
「住所や連絡先、メッセージなどをしっかり書いてもらいたい！」という方は、招待状を送る際に、ゲストカードを同封しましょう。事前に自宅で書いてもらい、当日はカードを渡すだけです。記帳をしなくていいので、スムーズに受付をすることができます。ゲストカードを忘れるゲストもいるので、予備のカードを忘れずに用意しましょう。
POINT４：メモや付箋を用意する
披露宴で行うサプライズ演出などの説明を受付でする場合は、詳しい説明を書いた付箋やメモを用意しましょう。簡単な説明を受付係が行い、詳しくは用紙を読んでもらうことで、受付時間を短縮することができます。
POINT５：返信ハガキに回答してもらう
花嫁さんのドレス色当てクイズの投票や、新郎新婦への質問を募集する場合は、招待状に同封する返信ハガキに書いてもらうのもひとつの方法です。受付の短縮になるだけではなく、ゲストも自宅でゆっくり考えることができるので、おすすめですよ。
まとめ
今回は受付詰め込みすぎ問題について検証しました。受付で行うことは案外たくさんあります。ついつい詰め込みがちな受付ですが、長い行列ができてしまう可能性もあります。ゲストも受付係もストレスなくスムーズに受付できるように、今回紹介したポイントを参考に、工夫してみてはいかがでしょうか。
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